ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ 'Об электронной подписи' признает юридическую силу тех электронных документов, которые подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Законодательно также закреплено, что передаваемые в электронном виде первичные бухгалтерские документы должны быть подписаны электронной подписью и передаваться через операторов электронного документооборота. В противном случае они не будут иметь юридическую силу, то есть данные документы нельзя будет предъявить, например, для зачета НДС или защиты интересов организации в суде.

Все отправляемые и получаемые электронные документы хранятся у организации в электронном архиве, подписанные электронной подписью организации. Пользователь в праве сам решать, как ему хранить электронные документы и осуществлять их поиск. Для хранения следует организовать электронный архив. Услуги электронного архивирования может предложить и оператор ЭДО, через сервис которого вы осуществляете обмен электронными документами.

Если уже произошло выставление электронного документа, дублировать их в распечатанном виде нет необходимости. (ст. 6 Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ).

Смешанный документооборот возможен в разных вариантах: в рамках одного контрагента:

• по одним договорам обмен ведется в электронном виде, по другим – в бумажном;
• в рамках разных контрагентов: с одними контрагентами – ЭДО, а с другими – бумажный документооборот.

Законодательство не содержит запрета ведения смешанного документооборота, по соглашению сторон, возможны любые формы взаимодействия по выбору сторон (п. 2 ст. 169 НК РФ, Письмо Минфин РФ от 12.09.2013 №03-07-09/37682).

Подключение организации к ЭДО не подразумевает, что теперь ВСЕ клиенты должны обмениваться с данной организацией по ЭДО, т.к. это право, а не обязанность.

Если вы пользуетесь 1С, то логично воспользоваться сервисом 1С-ЭДО. Если нет 1С, необходимо выбрать оператора электронного документооборота и заключить с ним договор.

Следующим шагом должна быть обязательная адаптация бизнес-процессов компании под внедрение электронного документооборота при работе с контрагентами:

• разработка и утверждение порядка электронного документооборота; назначение ответственных за его ведение;
• организация электронного архива получаемых и отправляемых документов;
• внедрение в учетную политику правил создания, получения и хранения электронных документов, назначение ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Далее каждого сотрудника, который уполномочен подписывать электронные документы, необходимо обеспечить электронной подписью, так как передача подписи другим лицам не допускается.

При переходе на электронные документы учетную политику менять не нужно.

В соответствии с регламентом по обмену ЭДО (Приказ Минфина от 25 апреля 2011 г. № 50н) оператору даются сутки для передачи документов.

На практике процесс передачи через сервис оператора занимает считанные секунды, поскольку подтверждения оператора ЭДО формируются и подписываются автоматически без участия человека

По мнению экспертов, серьезных опасностей нет.

Вместе с тем, электронный документооборот требует внимательности. Важно делать все вовремя и не допускать ошибок в электронных документах.

Например, чтобы исправить ошибку в отправленном счете-фактуре необходимо повторно отправить исправленный счет фактуру. Однако нельзя отправить новый счет-фактуру задним числом, указав дату, которая уже прошла..

Возможно два варианта:

• если документ ещё не принят к учету, то вы можете удалить или аннулировать старый и взамен него отправить исправленный комплект документов. Причем исправленный комплект документов вы можете отправить как отдельно, так и загрузить их в ошибочный комплект, создав новую редакцию — это удобно, когда хочется посмотреть историю исправлений;
• если документы уже учтены и удалить их невозможно, то необходимо сформировать и отправить новый комплект. Для бухгалтерских документов (актов и накладных) особенностей нет. А вот для счетов-фактур необходимо указать дату и номер исправления, а в некоторых случаях надо составить корректировочный счет-фактуру.