Почти каждый специалист по кадрам уже столкнулся с необходимостью (ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ, далее – ТК РФ) формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже работников. В данной статье рассмотрим самые распространенные вопросы практиков.
СЗВ-ТД является формой персонифицированных сведений для Пенсионного фонда Российской Федерации (далее - ПФ РФ) о соответствующих событиях, которые могут повлиять на страховое пенсионное обеспечение.
СТД-Р содержит сведения о трудовой деятельности работника и является документом, подтверждающим работнику передачу работодателем соответствующих данных в ПФ РФ, если трудовая книжка в бумажном виде не ведется.
Ситуация 1. Что делать специалисту по кадрам, если сотрудник передумал: сперва выбрал электронный способ сохранения сведений о трудовой деятельности, а потом решил вернуться к бумажной трудовой книжке.
Учитывая, что Минтруд не допускает возврата к ведению трудовой книжки после отказа от нее (Письмо Минтруда России от 03.07.2020 N 14-2/ООГ-10180), кадровый работник должен разъяснить сотруднику, что такого действия законодательно не предусматривается. Отказ от ведения бумажной трудовой книжки не только содержится на индивидуальном лицевом счете работника и не меняется в процессе его дальнейшей трудовой деятельности, но и в трудовой книжке делается (ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде") запись о переходе на ее электронный вариант, что исключает внесение в книжку последующих записей.
Ситуация 2. Как внести изменения в СЗВ-ТД, если ранее предоставленные данные ошибочные.
Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п "Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений" (вместе с "Порядком заполнения формы "Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)", "Форматом сведений для формы "Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица" в электронном виде") пунктами 2.6 и 2.7 определяет, что:
- создается новая форма СЗВ-ТД, заполненная в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе "Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении" проставляется знак «X»;
- следующей строкой вносятся скорректированные (исправленные) сведения.
Ситуация 3. Нужно ли отражать в СЗВ-ТД временный перевод работника.
Временный перевод работника в бумажную трудовую книжку не вносится (пункт 4 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей")), соответственно, сведения о временном переводе в форму СЗВ-ТД также не вносятся и не передаются в ПФ РФ.
Ситуация 4. Когда необходимо предоставлять данные об увольнении сотрудника, если он уходит в отпуск с последующим увольнением.
Ключевыми данными для принятия решения в рассматриваемой ситуации являются сведения о последнем рабочем дне работника и дне издания приказа об увольнении.
Фактически трудовые отношения с работником прекращаются с момента начала отпуска (части третья и четвертая статьи 84.1, часть вторая статьи 127 ТК РФ, Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 N 131-О-О, Письма Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1, от 25.05.2011 N 1449-6-1). Соответственно, работодатель обязан выдать работнику перед уходом в отпуск, т.е. в последний день работы, все документы, связанные с работой и произвести окончательный расчет. К документам, выдаваемым в последний день работы, относят трудовую книжку (в случае ее ведения) или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), справку о зарплате, заверенные выписки из сведений по формам СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и разд. 3.
Подпункт "в" пункта 1 Постановления Правительства РФ от 26.04.2020 N 590 "Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в территориальные органы пенсионного фонда Российской Федерации сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц" в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица определяет сроки предоставления сведений: "не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений".
Соответственно, форма СЗВ-ТД заполняется в последний день работы или в рабочий день, следующий за днем издания приказа – последнего дня работы, т.е. дня работы перед отпуском.
Ситуация 5. Когда необходимо предоставлять данные об увольнении сотрудника, если он увольняется во время нетрудоспособности.
Нетрудоспособность не ограничивает работника в своей воле выбора места работы (часть первая статьи 80 ТК РФ, Письмо Роструда от 05.09.2006 N 1551-6). Работодатель обязан уволить заболевшего работника, если он написал заявление об увольнении по собственному желанию. Выплата пособия по временной нетрудоспособности и окончательный расчет будут производиться после предоставления работником листка нетрудоспособности, но увольнение должно произойти в сроки, установленные законодательством, с выдачей всех документов и предоставлением всех сведений в ПФ РФ, т.е. с заполнением формы СЗВ-ТД.
Установление потери работником трудоспособности (признание инвалидом) обязывает работодателя предложить работнику имеющуюся работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья (статья 182 ТК РФ), а увольнение с предоставлением сведений о трудовой деятельности осуществляется в ситуации, когда такой работы нет или работник отказался от предложенного, т.е. уже после окончания нетрудоспособности.
Увольнение нетрудоспособного работника по инициативе работодателя не допускается (статья 81 ТК РФ), соответственно, и подача сведений СЗВ-ТД не осуществляется.
Ситуация 6. Что делать в случае смерти работника, когда последний день работы и день увольнения не совпадают.
Увольнение по данному основанию происходит, когда работодателю предоставляют документы о смерти работника, что происходит значительно позднее дня последнего работы, даже если работник умер в рабочее время. Основанием к увольнению будет (часть первая пункт 6 статьи 83, статья 141 ТК РФ) не только свидетельство о смерти, но и заявление родственника о выдаче документов, в частности, трудовой книжки работника. На основании предоставленных работодателю документов издается приказ об увольнении и передаются сведения о трудовой деятельности в форме СЗВ-ТД.
Ситуация 7. Можно ли отменить в СЗВ - ТД прием и увольнение в ситуации, когда работник решил прекратить трудовую деятельность, отработав 2 дня, и просит не вносить сведения о работе в трудовую книжку.
Обязанность работодателя вести трудовую книжку работника определена фактом заключения трудового договора (части четыре и пять статьи 65, статья 66 ТК РФ). Соответственно, вне зависимости от желания работника и продолжительности работы работодатель обязан вести СЗВ-ТД. Кстати, администрирование страховых взносов осуществляется налоговыми органами с 01.01.2017 (Федеральные законы от 03.07.2016 N 243-ФЗ, от 03.07.2016 N 250-ФЗ). Неподача сведений о трудовой деятельности будет противоречить суммам страховых взносов и может повлечь иные более существенные последствия.
Ситуация 8. Как работнику предоставлять сведения СТД–Р, если он избрал ведение трудовой книжки, отказавшись от ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Форма СТД-Р заполняется только в случаях электронного формирования сведений о трудовой деятельности. Срок предоставления сведений по форме СТД-Р - не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
Работнику, пожелавшему сохранить бумажную трудовую книжку, форма СТД-Р не предоставляется даже по его письменному заявлению (Письмо Минтруда от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465). Непредоставление формы СТД-Р не означает отсутствие сведений о его трудовой деятельности в ПФ РФ. К тому же данный гражданин может получить сведения о своей трудовой деятельности (уже по форме СТД-ПФР) в МФЦ, в ПФР или через портал госуслуг.
Вопросов об особенностях внесения работодателем сведений о трудовой деятельности работников в информационную систему, возникающих в практике документирования трудовых отношений, намного больше.
Во всех ситуациях следует помнить, что СЗВ - ТД является только способом электронной фиксации факта трудовых отношений в государственной системе документирования с оформлением электронного документа. Способ фиксации, способ документирования зависит от норм регулирования трудовых отношений. Соответственно, решение в сложных, неоднозначных ситуациях всегда находится в сфере регулирования труда.
