С 1 августа 2024 года завершается очередной этап перехода на использование машиночитаемой доверенности (далее – МЧД), прекращают свое действие сертификаты электронных подписей, оформленные сотрудникам организаций и ИП на основании доверенностей, выданных до 31.08.2023. В течение двух лет законодатель постепенно изменял положения ФЗ № 63-ФЗ и неоднократно рекомендовал при электронном документообороте (далее – ЭДО) начать использование физическими лицами машиночитаемой доверенности, не дожидаясь завершающего этапа перехода. Многие клиенты СПС КонсультантПлюс еще в 2023 году начали использовать при электронном обороте с контрагентами МЧД. Но вопросов по-прежнему много. Разберем в этой статье следующие:
- Нужно ли лицу с МЧД, которое подписывает документы на отгрузку товарно-материальных ценностей, прикладывать документы о материальной ответственности?
- Как подписать накладную по форме М-11, если в штате отсутствует материально ответственное лицо?
- Достаточно ли на заявлениях и служебных записках, касающихся подотчетных средств и командировок, ПЭП работника или каждому работнику и бухгалтеру необходимо оформлять КЭП и выдавать МЧД?
- Правомерно ли подписание первичных документов бухучета с одной стороны - КЭП (в том числе на основании МЧД), а с другой - собственноручной подписью?
- Правомерно ли подписание договора, контракта, дополнительного соглашения и т.д. КЭП (в том числе на основании МЧД) и собственноручной подписью?
- Обязана ли организация при ведении бюджетного учета с 01.01.2024 внедрить и использовать в своей деятельности ЭДО?
- Правомерно ли подписание ЭЦП на основании МЧД в ЭДО первичных документов, в том числе по отпуску и приему материальных ценностей от контрагентов? Должны ли эти лица быть материально ответственными и нужно ли в пакет документов прикладывать доказательство, что доверенное лицо, которому выдана МЧД, является материально-ответственным?
Доверенности по формам М-2 и М-2а обычно выдают работникам на срок от 15 дней до месяца для получения конкретных ТМЦ. В этих формах приводят перечень ТМЦ и основание для их получения, например, договор или счет. Доверенность, которую составляют бухгалтерские программы, - это и есть форма М-2.
Вместо форм М-2 и М-2а можете выписать доверенность в произвольной форме. Главное, чтобы в ней были все обязательные реквизиты. Такую доверенность можно выдать не для разового, а для регулярного получения ТМЦ, кому угодно и на любой срок.
Товарная накладная по форме ТОРГ-12 (утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132) применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Накладная составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей ТМЦ, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.
Дополнительно отметим, что организация может как применять унифицированную форму ТОРГ-12, так и разработать на ее основе собственную форму, изменив в том числе количество уполномоченных лиц, которые должны ее подписывать (ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
При этом рекомендуется подписание накладной материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар (п. 2.1.2 Методических рекомендаций, утв. Письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5).
Суды признают товарные накладные оформленными с нарушением положений закона, основываясь на п. 2.1.2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, в котором указано, что накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар
Следовательно, обязательными реквизитами товарной накладной являются подписи материально ответственных лиц, получивших (отгрузивших) товар, расшифровка их фамилии, должностного положения, реквизитов доверенности.
Покупатель (получатель) обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие товаров, поставленных в соответствии с договором поставки (п. 1 ст. 513 ГК РФ).
Отсюда следует, что подтверждение факта поставки товара должно определяться условиями договора поставки.
Таким образом, подписание квалифицированной электронной подписью (далее – КЭП) на основании МЧД в системе электронного документооборота первичных документов будет являться правомерным, если между сторонами заключено соглашение об ЭДО (ст. 17.2 ФЗ № 63-ФЗ), а право подписания документов КЭП предусмотрено законом или договором, исключением будет являться подписание в ЭДО счетов-фактур, они могут быть подписаны в ЭДО даже в отсутствие заключенного между сторонами соглашения об ЭДО (ст. 169 НК РФ).
Кроме того, такое доверенное лицо должно быть материально ответственным.
Действующее законодательство РФ не содержит обязанности контрагента запрашивать подтверждение того факта, что подписант документов по отпуску и приему материальных ценностей является материально-ответственным лицом. Но мы рекомендуем такие сведения запрашивать, потому что если выяснится, что подписант документа материально-ответственным лицом не являлся, то такой документы будет признан судом (налоговым органом) оформленным с нарушением требований закона и необоснованно принятым к учету.
- Рассмотрим отдельно ситуацию, когда подписывается накладная по форме М-11, если в штате отсутствует материально ответственное лицо.
Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом. В правилах по оформлению требования-накладной не сказано, кто ставит подпись по строкам: «разрешил», «затребовал». Указано только на то, что накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов. Ответственных лиц, которые будут подписывать требование-накладную, исходя из характера операций по учету материалов, назначает руководитель. Аналогичная норма содержится в п. 14 Положения, утв. Приказом Минфина России № 34н от 29.07.1998.
Таким образом, по нашему мнению, если в штате отсутствует материально ответственное лицо (такой ответственный не назначен руководителем организации) требование-накладную может подписывать только руководитель организации или назначенное им отдельным приказом лицо (в том числе такому работнику руководителем может быть выдана МЧД).
- Достаточно ли на заявлениях и служебных записках, касающихся подотчетных средств и командировок, простой электронной подписи (далее – ПЭП) работника или каждому из работников организации, получающему средства подотчет и направляющемуся в служебную командировку, и бухгалтеру организации (ИП) необходимо оформлять КЭП, выдавать МЧД на право подписания таких документов:
- Заявление на выдачу подотчетных средств,
- Заявление на командировочные расходы,
- Заявление на удержание неиспользованной подотчетной суммы,
- Служебная записка на дополнительные расходы по командировкам,
- Служебная записка на компенсацию расходов,
- Служебная записка с выездом в командировку в выходной день,
- Служебная записка с просьбой остаться в командировке в выходной.
Достаточно ли для подписания документов простой электронной подписью закрепить это в локальном документе организации, например, в Положении о документообороте, не будет ли это идти в разрез с законодательством?
Первичные учетные документы можно подписывать ПЭП или усиленной неквалифицированной электронной подписью (далее – УНЭП), но для того, чтобы придать им юридическую силу и использовать в том числе для целей налогообложения, нужно заключить соответствующее соглашение с контрагентом (работник для организации является контрагентом). Данный вывод следует из совокупного толкования положений ч. 1 ст. 5, ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи, ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, Писем Минфина России от 22.01.2021 N 03-03-06/1/3395, от 30.04.2019 N 03-03-07/32128, ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372, от 19.05.2016 N СД-4-3/8904.
Если у вас с контрагентом не будет соглашения о признании документов, подписанных ПЭП или УНЭП, равнозначными документам, подписанным собственноручно, инспекторы могут посчитать такие документы недействительными, а расходы, которые подтверждены такими документами, исключат из расчета налоговой базы. Это может привести к доначислению налогов и пеней, а также привлечению к ответственности (п. 1 ст. 3 Федерального закона "Об электронной подписи").
Таким образом, так как на части из документов (заявление на выдачу подотчета, заявление на выдачу командировочных) идет запрос выделения денежных средств в подотчет - если у вас заключено письменное соглашение с каждым из работников, в том числе с генеральным директором, об электронном документообороте, или в организации создана и используется собственная корпоративная система - достаточно ПЭП, в том числе генерального директора. В остальных случаях законодательно разрешено использовать только УНЭП, чтобы такие документы имели вес.
Будет являться правомерной возможность все заявления подписывать ПЭП, если это закрепить в локальном документе (например, в Положении о документообороте). В отсутствие подписанных соглашений с каждым из работников или собственной корпоративной системы в организации это будет идти в разрез с законодательством РФ, так как законодательство предусматривает обязательность заключения отдельного соглашения об ЭДО либо создание корпоративной системы.
Поэтому, по нашему мнению, в отсутствие закрепления в локальном акте организации право подписания документов КЭП работника, в том числе одним из работников организации, действующим на основании МЧД, такие документы не могут быть подписаны КЭП.
- Правомерно ли подписание первичных документов бухгалтерского учета (например, УПД) с одной стороны - КЭП (в том числе на основании МЧД), а с другой стороны - собственноручной подписью?
Ответ на данный вопрос был дан Минфином России еще в 2018 году. Так, по мнению Минфина, в случае если при оформлении факта хозяйственной жизни составляется двусторонний (многосторонний) первичный учетный документ в электронной форме, то такой документ должен быть подписан электронными подписями обеих (всех) сторон сделки, замена подписи одной из сторон сделки на собственноручную подпись не соответствует требованиям Закона N 63-ФЗ
Позиция Минфина России основана на том, что электронный документ, созданный и подписанный электронной цифровой подписью, является равнозначным документу на бумажном носителе. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (ст. 6 Закона об электронной подписи). Буквальное толкование положений данной статьи говорит о том, что документ, подписанный разными подписями (с одной стороны - КЭП, а с другой – собственноручной подписью), не будет являться электронным документов по смыслу ФЗ № 63-ФЗ.
Таким образом, УПД, полученный через ЭДО и подписанный контрагентом посредством проставления КЭП, вы не можете подписать собственноручной подписью (не КЭП), в том числе собственноручной подписью ответственного лица, действующего на основании МЧД, и поставить оригинальную печать, и считать данный документ оригиналом. Такой УПД обязательно должен быть подписан КЭП (в том числе КЭП ответственного лица, действующего на основании МЧД) либо на бумажном носителе обеими сторонами с проставлением оригинальных подписей обеих сторон.
- Правомерно ли подписание договора, контракта, дополнительного соглашения с одной стороны - КЭП (в том числе на основании МЧД), а с другой - собственноручной подписью?
В определенных случаях неподписанный договор можно считать заключенным, влекущим за собой юридические последствия.
Так, несоблюдение требований к форме договора при достижении сторонами соглашения по всем существенным условиям не свидетельствует о том, что договор не был заключен. В этом случае последствия несоблюдения формы договора определяются в соответствии со специальными правилами о последствиях несоблюдения формы отдельных видов договоров, а при их отсутствии - общими правилами о последствиях несоблюдения формы договора и формы сделки (ст. 162, п. 3 ст. 163, ст. 165 ГК РФ, п. 3 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 25.12.2018 N 49).
Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п. 1 ст. 420 ГК РФ).
Первичными документами являются документы, которыми оформлена та или иная хозяйственная операция в момент ее совершения либо сразу после ее завершения (ч. 1, 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"
Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Таким образом, договор является документом бухгалтерского учета, который фиксирует исключительно возникновение, изменение и прекращение обязательств (п. 3 ст. 5 Закона N 402-ФЗ), а не факт и содержание хозяйственной жизни (п. 1 ст. 5 Закона N 402-ФЗ), в связи с чем не может быть признан первичным учетным документом.
В то же время законом не установлены конкретные виды документов, которые должны применяться экономическими субъектами в качестве первичных учетных документов для оформления фактов хозяйственной жизни. Установлены лишь обязательные реквизиты первичных учетных документов (Письмо Минфина России от 25.07.2019 N 07-01-09/55572) (см. вопрос: Какие существуют виды первичных документов в бухгалтерском учете?).
Поэтому договор может быть признан в качестве первичного учетного документа для целей бухгалтерского учета в случае, если он будет соответствовать одновременно всем следующим критериям:
- утвержден руководителем организации в качестве первичного учетного документа (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ);
- содержит в себе все необходимые реквизиты первичного учетного документа.
Таким образом, на договор, не являющийся первичным учетным документом для целей бухгалтерского учета, не распространяются положения Письма Минфина России от 23.04.2018 N ЕД-4-15/7760, и такой договор может быть подписан с одной стороны - КЭП, в том числе на основании МЧД, а с другой – собственноручной подписью. Такой договор будет считаться заключенным в надлежащей форме.
Договор, являющийся первичным учетным документом, подписанный с одной стороны – КЭП, в том числе на основании МЧД, а с другой – собственноручной подписью, может быть признан незаключенным, однако, это не повлияет на действительность заключенной сделки.
- Вопрос касается обязанности организаций при ведении бюджетного учета с 01.01.2024 внедрить и использовать в своей деятельности ЭДО. Аналогичная обязанность появится у государственных (муниципальных) учреждений при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета с 1 января 2025 года. Что делать таким организациям, если к указанной дате у них отсутствует техническая возможность для использования ЭДО?
В большинстве таких организаций уже имеются КЭП у директора, главного бухгалтера, кассира и председателя комиссии, в связи с чем при ответе на вопрос мы будем исходить именного из этого.
В Письме от 31.08.2023 N 02-06-07/83273 Минфина дал следующие разъяснения: если у получателя нет технической возможности подписания документа ПЭП, ответственным исполнителем формируется копия накладной (ф. 0510458) и представляется контрагенту - получателю для подписания на бумажном носителе.
После подписания накладной (ф. 0510458) на бумажном носителе контрагентом-получателем, ответственное лицо передающей стороны формирует скан-копию документа, сформированного на бумажном носителе, и подписывает КЭП. Оригинал документа, сформированного и подписанного принимающей стороной на бумажном носителе, хранится у уполномоченного лица субъекта учета принимающей стороны, в соответствии с порядком, предусмотренным его учетной политикой.
В соответствии с бизнес-процессом ответственный исполнитель бухгалтерской службы формирует карточку (ф. 0509211) по требованию, осуществляет выбор учетного номера объекта (группы объектов) капитальных вложений. При формировании карточки (ф. 0509211) по требованию отображаются актуальные сведения за тот период, за который запрашивается информация. Карточки (ф. 0509211) по требованию формируется на бумажном носителе. Ответственный исполнитель бухгалтерской службы подписывает формуляр простой ЭП.
В Письме Минфина России от 01.12.2021 N 02-07-07/98091 "О Методических рекомендациях по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных первичных документов" указано, что формы унифицированных электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета могут применяться для формирования первичных учетных документов на бумажном носителе с одновременным представлением лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, электронного образа (скан-копии) такого документа. В указанном случае в учетной политике субъекта учета необходимо установить порядок оформления таких документов, с указанием в графике документооборота условий (порядка и сроков) применения и формирования таких документов. Указанные Методические рекомендации допускают оформление документов на бумажном носителе, что, по нашему мнению, предоставляет организациям право распечатывать подписанные в ЭДО ПЭП внутренние документы, после чего лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета (главный бухгалтер, директор или кассир, имеющий КЭП), уже будет подписывать эти скан-образы в ЭДО своей КЭП. То есть, по мнению Минфина, для соблюдения требований приказа 61н от 15.04.2021 требуется дополнительно хранить документы, подписанные ПЭП на бумажном носителе.
Таким образом, если у получателя нет технической возможности подписания документа ПЭП, ответственным исполнителем формируется копия первичного учетного документа и представляется контрагенту - получателю для подписания на бумажном носителе, после чего подписанный обеими сторонами документ на бумажном носителе и в виде скан-образа подписывается КЭП ответственного работника.