В п. 2 ст. 160 Гражданского Кодекса РФ установлено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Требования к факсимильной подписи законодательно не закреплены. Как правило, это штамп, содержащий оттиск в виде подписи. При этом порядок применения электронной подписи регулируется соответствующим законом. Так, в соответствии со ст. 4 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" право использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению предоставляется именно участникам электронного взаимодействия, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Основным критерием использования электронной подписи является ее целевое назначение - как правило, подпись удостоверяет факт соответствия содержания документа, на котором она проставлена. Однако электронная подпись удостоверяет не только соответствие содержания документа, но и его легитимность, которая в данном случае определяется посредством подтверждения полномочий лица, подписавшего соответствующий документ.
Факсимильная или электронная подпись имеют одно существенное отличие от рукописного варианта: с согласия владельца такой подписью может воспользоваться любое лицо, т.е. сам факт применения подписи не является подтверждением того, что она совершена именно ее владельцем, а лишь указывает на то, что данное лицо правомочно совершить подпись на соответствующем документе, но факт ее совершения может быть исполнен иным лицом.
Если участник общества или исполнительные органы общества решат применять факсимильную и/или электронную подпись на своих документах, то это необходимо оформить специальным актом, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле или электронной подписи, а так же должно быть назначено лицо, ответственное за хранение и использование такой подписи.
При этом, необходимо учитывать, что эти меры не защитят от возможности оспорить документ, содержащий факсимиле или электронную подпись, в случаях, когда его использование не предусмотрено законом, то есть вне соглашения между участниками документооборота.
Факсимильная подпись, например, на протоколе собрания участников общества или на решении единственного участника общества не будет легитимной для третьих лиц. То же касается приказов руководителя и иных локальных нормативных актов. При рассмотрении спора в суде в отношении таких документов доказать фактическое наличие зафиксированных этим документом событий и решений будет невозможно без дополнительных доказательств, признаваемых законом допустимыми в каждом конкретном случае. В большинстве же случаев само отсутствие подлинного документа будет расценено судом как отсутствие надлежащего доказательства.
Таким образом, при принятии решения об использовании факсимильного, электронного или иного аналога собственноручной подписи на документах, издаваемых участниками общества, его исполнительными органами и должностными лицами, необходимо давать оценку практической целесообразности такого использования.
